Manual de usuario

Introducción

El sistema registra la asistencia de los estudiantes a cada clase. El flujo general es:

1. Un administrador crea el curso, asigna un docente y sube la lista de estudiantes en un archivo de Excel. El sistema genera automáticamente una sesión por cada día de clase.
2. El día de la clase, el docente abre la sesión y comparte el enlace o muestra el código QR.
3. Cada estudiante abre el enlace en su celular, escribe su cédula y queda registrado. No necesita cuenta ni contraseña.
4. El docente puede corregir la lista manualmente, cerrar el registro y descargar el reporte en Excel.

Roles y permisos

Administradores y docentes usan la misma interfaz: el menú y los botones se adaptan según el rol.

Iniciar sesión Todos

1. Ingresá a https://asistencia.conecta2nic.com.
2. Escribí tu correo electrónico y tu contraseña. Con el ícono podés ver lo que escribiste.
3. Presioná Iniciar sesión.

Para salir, usá Salir en la parte inferior del menú. Con Tema alternás entre modo oscuro y claro; la preferencia se recuerda en tu dispositivo.

Recuperar contraseña Todos

1. En la pantalla de inicio, hacé clic en ¿Olvidaste tu contraseña?
2. Escribí el correo de tu cuenta y presioná Enviar enlace.
3. Abrí el correo «Restablecer tu contraseña» y presioná el botón. Se abrirá una página para crear tu nueva contraseña (mínimo 8 caracteres).
4. Iniciá sesión con la nueva contraseña.

• El enlace vence en 60 minutos y solo se puede usar una vez.
• Si pedís un enlace nuevo, el anterior deja de funcionar.
• Por privacidad, el sistema muestra el mismo mensaje aunque el correo no esté registrado.
• Si aun así no recibís el correo, un administrador puede asignarte una contraseña nueva desde Usuarios.

Panel principal Todos

Es la primera pantalla después de iniciar sesión. El administrador ve todo el sistema y el docente solo sus cursos.

• Indicadores: cursos activos, estudiantes, clases programadas hoy y porcentaje de asistencia del día.
• Clases de hoy: acceso directo a cada sesión del día con su avance (presentes/total) y su estado. Es la forma más rápida de empezar a tomar asistencia.
• Cursos activos: cursos cuya fecha de fin no ha pasado, con buscador, periodo, número de estudiantes y avance de sesiones. Presioná Gestionar para abrir el curso.

Crear un curso Administrador

Antes de empezar, asegurate de que el docente ya esté registrado en Usuarios y de tener la lista de estudiantes en Excel (ver formato).

Paso 1 · Datos y lista

1. Presioná Nuevo curso en el panel o en el menú.
2. Nombre del curso: nombre oficial (máximo 100 caracteres).
3. Código de grupo: identificador único del grupo, por ejemplo DWFS-112-06-2026. Si ya existe en otro curso, el sistema lo indicará.
4. Docente responsable: elegí uno de la lista.
5. Modalidad: Presencial o Virtual. En los cursos virtuales tenés que pegar el enlace de la reunión (Zoom, Google Meet, etc.); ver modalidad virtual.
6. Fecha de inicio y de fin del curso.
7. Días de clase: tocá los días en que se imparte (quedan resaltados en amarillo). Se creará una sesión por cada uno de esos días entre ambas fechas.
8. Lista de estudiantes: arrastrá el archivo .xlsx a la zona punteada o hacé clic para elegirlo.
9. Presioná Revisar antes de crear.

Paso 2 · Revisar

Antes de guardar nada, el sistema muestra:

• El resumen del curso y la cantidad de sesiones que se van a crear.
• Filas con problemas (si las hay), con el número de fila de Excel y el motivo: cédula vacía, sexo inválido, cédula repetida dentro del archivo, etc. Esas filas se omiten.
• La lista de estudiantes válidos, marcando cuáles son Nuevo y cuáles Ya registrado en el sistema (por cédula). A los ya registrados se les actualizan nombre, teléfono y sexo con los datos del archivo.

Si algo está mal, presioná Volver y corregir: los datos del formulario se conservan, solo tenés que volver a seleccionar el archivo.

Paso 3 · Confirmar

Presioná Confirmar y crear curso. El sistema crea el curso, genera las sesiones, registra a los estudiantes nuevos y los matricula. Todo ocurre en un solo paso: si algo falla, no se guarda nada a medias. Al terminar te lleva al detalle del curso.

Formato del archivo de Excel

El archivo debe ser .xlsx (Excel moderno) y la primera fila debe contener los encabezados. El orden de las columnas no importa: el sistema las reconoce por su nombre.

Descargar plantilla de Excel (requiere haber iniciado sesión)

Detalle del curso Todos

Muestra el docente, el periodo, los días de clase y cuatro indicadores: estudiantes activos, sesiones realizadas, asistencia promedio y próxima clase. Tiene dos pestañas: Sesiones y Estudiantes.

• Reporte general descarga la matriz de asistencia del curso (ver reportes).
• El menú Más Administrador permite:
  • Editar curso: cambiar nombre, código de grupo, docente, modalidad o enlace de la reunión virtual. Las fechas y días no se modifican porque las sesiones ya existen.
  • Agregar sesión: crear una clase en una fecha adicional (reposición, clase extra). Se genera un enlace nuevo para esa fecha.
  • Agregar estudiante e Importar desde Excel (ver abajo).

Sesiones

Cada sesión es una fecha de clase. La sesión de hoy aparece resaltada con el botón Tomar asistencia. Las sesiones tienen tres estados:

Recomendación: cerrá la asistencia al terminar cada clase para que el enlace no pueda usarse después.

Un administrador puede eliminar una sesión desde el menú de la sesión, siempre que no tenga asistencias registradas.

Estudiantes del curso

La pestaña Estudiantes lista a los matriculados con su cédula, teléfono, asistencias acumuladas y estado. Tiene un buscador por nombre o cédula. El docente la ve en modo consulta; el administrador puede modificarla:

Agregar un estudiante Administrador

• Que ya existe en el sistema: en Agregar, escribí al menos 2 letras del nombre o de la cédula, elegí al estudiante de la lista y presioná Matricular seleccionado.
• Que no existe: en la misma ventana, completá «Registralo» (nombre, cédula, teléfono y sexo) y presioná Registrar y matricular. Si la cédula ya existía, se matricula al estudiante registrado sin duplicarlo.

Importar varios desde Excel Administrador

Con Importar Excel subís un archivo con el mismo formato que al crear el curso. Al terminar verás cuántos se agregaron, cuántos se reactivaron, cuántos ya estaban y qué filas se omitieron por errores.

Dar de baja o reactivar Administrador

Dar de baja marca al estudiante como inactivo en ese curso: ya no puede registrar asistencia, no cuenta en los totales ni aparece en los reportes, pero su historial se conserva. Reactivar lo devuelve al curso.

Modalidad virtual (Zoom / Meet)

En un curso Virtual, el enlace de asistencia también sirve para entrar a la clase:

1. El docente comparte el enlace de asistencia del sistema (no el de Zoom).
2. El estudiante escribe su cédula y queda registrado.
3. Ve la confirmación y a los 3 segundos entra automáticamente a la reunión. También puede presionar Entrar a la clase virtual.

• Si el estudiante ya se había registrado (por ejemplo, porque se le cortó la conexión), vuelve a usar el mismo enlace y entra a la reunión sin duplicar la asistencia.
• Si la sesión está cerrada o el estudiante no está matriculado, no se lo redirige: se le muestra el mensaje correspondiente.
• Para cambiar el enlace de la reunión o pasar un curso de presencial a virtual, usá Más → Editar curso Administrador.

Cursos finalizados

Cuando pasa la fecha de fin, el curso se mueve automáticamente a Cursos finalizados (menú lateral). Desde ahí podés buscarlo, abrirlo y descargar su reporte con el botón .

Tomar asistencia Todos

1. Abrí la sesión desde Clases de hoy en el panel, o desde la pestaña Sesiones del curso.
2. Compartí el enlace con los estudiantes de alguna de estas formas:
   • Copiar el enlace y pegarlo en el grupo.
   • WhatsApp abre WhatsApp con el mensaje y el enlace listos.
   • Compartir (en celulares) usa el menú de compartir del teléfono.
   • Proyectar QR muestra el código QR a pantalla completa, ideal para el proyector. El contador de presentes se actualiza solo cada pocos segundos.
3. A medida que los estudiantes se registran, la lista muestra la hora y el origen Enlace.
4. Para corregir, usá el botón de cada estudiante: Marcar presente o Presente (al pasar el mouse cambia a «Quitar»). Las marcas manuales aparecen como Manual. El cambio se guarda al instante, sin recargar la página.
5. Al terminar la clase, presioná Cerrar asistencia. Si hace falta, podés Reabrir asistencia.

El recuadro Resumen muestra el porcentaje, presentes, ausentes, total y el desglose de presentes por sexo. Solo se cuentan estudiantes activos; los dados de baja aparecen atenuados con «No aplica».

Lo que ve el estudiante

1. Abre el enlace (o escanea el QR). Ve el nombre del curso y la fecha.
2. Escribe su número de cédula (los guiones se agregan solos) o el celular registrado.
3. Presiona Registrar mi asistencia y ve la confirmación «¡Listo, Nombre!». En cursos virtuales, además, entra automáticamente a la reunión.

Reportes en Excel Todos

Reporte por sesión

Desde la sesión, Exportar. Incluye curso, código, docente y fecha; un resumen (total, presentes, ausentes, porcentaje y presentes por sexo); y el detalle de cada estudiante activo con cédula, teléfono, sexo, estado, hora y si la marca fue por enlace o manual.

Reporte general del curso

Desde el curso, Reporte general. Es una matriz con una fila por estudiante activo y una columna por cada sesión hasta la fecha de hoy, con P (presente) o A (ausente), más el total de presentes, ausentes y el porcentaje de asistencia de cada estudiante.

Directorio de estudiantes Administrador

Menú Estudiantes. Lista a todos los estudiantes del sistema, de 25 en 25, con búsqueda por nombre, cédula o teléfono.

• Nuevo estudiante registra a alguien sin matricularlo en un curso.
• Al hacer clic en un nombre o en podés editar sus datos y ver en qué cursos está y con qué estado.
• Eliminar borra al estudiante junto con todas sus matrículas y asistencias. No se puede deshacer; si solo dejó un curso, preferí «Dar de baja» en ese curso.

La cédula es única: no puede haber dos estudiantes con la misma.

Usuarios Administrador

• Nuevo usuario: nombre, correo, rol (Docente o Administrador) y contraseña inicial de al menos 8 caracteres. Comunicale la contraseña al usuario por un medio seguro; podrá cambiarla en Mi cuenta.
• Editar: cambia nombre, correo o rol. Si completás «Nueva contraseña», se la reemplaza (útil si alguien no recibe el correo de recuperación).
• No podés quitarte a vos mismo el rol de administrador.
• La columna «Cursos» indica cuántos cursos tiene asignados cada docente.

Mi cuenta Todos

Hacé clic en tu nombre, abajo en el menú (o en tu inicial arriba a la derecha en el celular). Ahí podés cambiar tu nombre visible y tu contraseña; para cambiar la contraseña tenés que escribir la actual.